城建档案电子文件归档制约因素及对应策略(2)

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摘要：2. 数据真实性 电子文件归档是将纸质的内容转换成数据的形式进行存储，能够有效地避免纸质文件长时间保存后出现的破损、腐烂等问题，让城建档案的

2. 数据真实性

电子文件归档是将纸质的内容转换成数据的形式进行存储，能够有效地避免纸质文件长时间保存后出现的破损、腐烂等问题，让城建档案的内容得到了充足保护。然而实际工作中工作人员的态度以及能力的问题让城建档案电子文件的真实性存在较多的问题。例如对形成档案中的单位信息、施工情况、审批流程等方面都未能给予相应的重视，也就是忽视对城建档案电子文件的可读性和可行性的解读，对造假的行为也不能及时的发现。因此，城建档案管理人员在得到专业技能提升的同时，也要积极与各类形成档案内容的单位进行沟通，了解工程建设、规划等方面的具体内容，掌握更多审批流程的详细环节，在接收到档案内容时做好对档案信息的审核，让城建档案电子文件的生成、归档环节内容保持良好的真实性，坚决杜绝虚假档案的问题。

（三）施行规范化标准，减少差异问题

1. 规范化标准

在信息化社会中，庞大的信息量是最主要的特征之一，城建档案管理工作亦如此。因为城市规划建设的工程项目不断增多，城建档案电子文件归档工作量也会增长，如果缺少规范化的标准，不仅工作效率低下，也会给查找、访问操作带来许多难度。因此，城建档案管理部门应当采取规范化的归档标准，要求管理人员必须按照的制定的标准进行归档工作，规范人员的工作方式。例如对城建档案电子文件归档时，应当机构名称、工程类别等内容作为归档的主要信息和索引，便于对档案进行详细分类，为查询、调用提供便利。同时还需要对档案进行扫描，形成图像文件，保证纸质的内容在转换为电子文件时仍然保持完整，确保档案归档后已然能够保存必要的原始性。另一方面，也可以在城建档案电子文件归档时运用技术手段实现规范化的标准，即调整电子文件的属性为只读，避免档案内容被调取后他人会肆意窜改、删除内容，破坏城建档案电子文件的完整性。

2. 减少差异

由于城建档案电子文件归档工作中缺少规范化的管理，许多地区的城建档案管理部门在进行资源共享、信息交流时，无法查询和调取必要的内容，即便能够获取相关的内容，在符合程度上往往相差较多，导致城建档案电子文件归档工作的作用无法得到最大化，差异问题不断加剧。为了能够更好的解决这个问题，各地区的城建档案管理单位应当经常开展交流与沟通，相互分享电子文件归档过程中遇到的问题和解决方案，便于相互取长补短，将城建档案电子文件归档工作予以充分的发挥，帮助各单位逐步形成统一的规范化标准[2]。与此同时，还要将所使用的城建档案管理软件根据实际的管理情况和标准进行优化，让实际工作中所使用的城建档案管理软件更加符合部门的实际情况，方便管理人员操作，提升归档效率的同时，也能够进一步的保证城建档案电子文件的内容得到充分体现，有助于更好的减少差异问题。

（四）加大资金投入，提供安全保障

1. 资金投入

城建档案电子文件归档工作是以信息技术作为主要的管理手段，只是当下已经进入信息化社会，信息量不断增长的同时，信息技术也在发生变化，传统的城建档案管理方式已经无法更好的适应信息技术的发展步伐。所以城建档案管理部门应当加大资金投入，将更多的资金运用到城建档案电子文件管理中，为电子文件的归档提供必要的物质、技术支持，才能提升城建档案电子文件归档的工作水平。例如可以投入资金购入先进的计算机和大容量的存储设备，便于存储更多的城建档案电子文件，也可以与企业进行合作，开发出既符合本单位工作需要，又能用于行业通用的城建档案管理软件，不仅能够为单位自身提供便利，也能更好的规范各地区对城建档案电子文件归档工作的标准，加快城建档案管理信息化建设步伐。

2. 安全保障

电子文件的存储得到保障后，城建档案电子文件的归档工作也能够顺利进行，不过在管理人员进行归档的过程中，依旧会存在许多的安全隐患，例如归档时操作失误导致已经存储的数据出现不同程度的丢失，或者归档与其他同类部门交换的城建档案时，容易将病毒引入管理软件的数据库中，导致归档的数据被窃取、盗用以及破坏，严重影响城建档案电子文件的归档工作。相关部门可以通过组建技术团队的方式防止此类问题的发生，也就是让组建的技术团队对城建档案管理部门的工作环境、网络安全、数据安全等方面进行维护，还要让团队对高端的信息技术进行研发，为管理人员进行电子文件归档工作给予充足的技术支持。例如将城建档案电子文件归档后的格式进行深入研究，开发出更多文件格式，不仅实现归档文件质量、大小的优化，还能够提升兼容性，便于各地区城建档案管理部门交流、共享使用，或者研发更加成熟的加密技术，电子文件被归档后能够被自动加密，让城建档案文件变得更加的安全、可靠，实现对外界恶意攻击的强力阻击[3]。

文章来源：《城建档案》 网址: http://www.cjdazz.cn/qikandaodu/2021/0710/1142.html

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